Como tirar seus sonhos do papel em 4 semanas usando o método PDCA

Como tirar seus sonhos do papel em 4 semanas usando o método PDCA

ūü§∑‚Äć‚ôÄÔłŹ Voc√™ est√° pronto para come√ßar a tirar seus sonhos do papel e transformar eles em realidade em 4 semanas?

O que é PDCA?

O PDCA √© um m√©todo de gest√£o que corresponde √†s a√ß√Ķes necess√°rias para garantir a solu√ß√£o de um problema.

Mas o que é, de fato, um problema?

O problema √© a diferen√ßa entre a situa√ß√£o atual e a meta. Ele pode ser bom, quando melhor do que a meta, ou ruim, quando se trata de desvios indesejados em um padr√£o determinado. O problema ruim √©, basicamente, a dist√Ęncia entre onde estou hoje e onde quero chegar.

A palavra método se origina por dois termos gregos: meta + hodos, e significa o caminho para alcançar a meta. Considerando que gerenciar é atingir a meta, nada melhor do que um direcionamento para alcançar esse resultado.

Para entender melhor esse método e já começar a praticar ainda hoje, assista ao vídeo:

4 etapas do método pdca

O PDCA √© dividido em¬†4 etapas: planejamento, execu√ß√£o (que, em ingl√™s, √© ‚Äúdo‚ÄĚ), controle e a√ß√£o. Nesta live vou abordar e explicar detalhadamente cada uma dessas fases e suas subdivis√Ķes.

As 4 fases do PDCA s√£o encadeadas e formam um ciclo cont√≠nuo, a fim de tornar poss√≠vel a melhoria de todos os processos. Conhecendo como cada etapa funciona, voc√™¬†se torna capaz de adotar a√ß√Ķes para corrigir poss√≠veis falhas identificadas fases dos processos,¬†gest√£o de projetos¬†e de recursos humanos, entre outros.

Plan (Planejamento)

Trata-se da sele√ß√£o de um processo, m√°quina ou atividade que precisa de melhoria e a elabora√ß√£o de a√ß√Ķes claras e execut√°veis, que devem estar sempre voltadas para a conquista dos resultados desejados.

Estabelecer as expectativas de resultados, integridade e precisão de especificação é uma etapa indispensável para atingir a melhoria pretendida. Para isso, o ideal é iniciar em pequena escala para testar os possíveis efeitos das medidas determinadas.

Além de determinar os objetivos e metas que você quer alcançar, é necessário definir quais são os procedimentos a serem realizados para tal. O caminho traçado deve estar de acordo com a sua realidade, do contrário pode apresentar dificuldade de execução e, consequentemente, maus resultados.

O objetivo da fase de planejamento é reconhecer um ou mais problemas que comprometam a sua eficiência e definir metas para que as melhorias sejam alcançadas.

√Č preciso ainda listar as poss√≠veis solu√ß√Ķes e elencar as mais fact√≠veis para que sejam aplicadas na fase seguinte.

Por exemplo, se o setor de RH deseja otimizar os processos de treinamento, nessa etapa pode-se identificar as necessidades de treinamento de cada setor e definir como fazê-las.

A condução da fase de planejamento pode ser elaborada da seguinte forma:

  • reuni√£o de uma equipe qualificada para avalia√ß√£o das oportunidades de melhoria;
  • identifica√ß√£o de solu√ß√Ķes usando ‚Äúbrainstorming‚Äô e outras ferramentas para listar o maior n√ļmero de alternativas;
  • defini√ß√£o da melhor solu√ß√£o (cria√ß√£o de meta) para o momento;
  • elabora√ß√£o de um plano de a√ß√£o para executar a melhoria em quest√£o (definir prazos de entrega e respons√°veis pelas tarefas);
  • defini√ß√£o de indicadores para entender se as a√ß√Ķes est√£o gerando os efeitos desejados.

O mais importante na fase de planejamento é seguir as etapas básicas de estabelecer metas, criar o caminho a ser seguido e definir os métodos utilizados para atingir as metas.

O segundo ponto importante é que a meta deve ser SMART: específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal.

A metodologia utilizada para criar o plano de a√ß√£o √© conhecida como 5W2H 

E se origina do ingl√™s: why, what, when, who, where, how e how much. Traduzindo para o portugu√™s, temos: por que, o que, quando, quem, onde, como e quanto. Vamos entender melhor cada um deles.

  • Por que: causa associada a a√ß√£o tomada.
  • O que: a√ß√Ķes que ser√£o tomadas. As a√ß√Ķes devem estar escritas no infinitivo e ser concretas. Ao elaborar um plano de a√ß√£o, tente sempre avaliar como uma pessoa que n√£o est√° inserida na sua realidade conseguiria saber se a a√ß√£o foi ou n√£o executada.
  • Quando: prazo para execu√ß√£o da a√ß√£o. Esse prazo deve partir de um acordo com o respons√°vel, para que ele se comprometa com a execu√ß√£o.
  • Quem: respons√°vel pela a√ß√£o. Deve ser apenas uma pessoa, e n√£o um setor ou departamento da sua empresa.
  • Onde: em qual setor.
  • Como: passo a passo para execu√ß√£o da a√ß√£o.
  • Quanto: impacto financeiro dessa a√ß√£o (nem sempre √© poss√≠vel mensurar esse impacto!).

Do (Execução)

Nesse processo √© feita a implementa√ß√£o do plano, a execu√ß√£o do processo e a produ√ß√£o do servi√ßo ou produto. Para tanto, √© realizada a coleta de dados para mapeamento e an√°lise dos pr√≥ximos passos ‚ÄúCheck‚ÄĚ e ‚ÄúAction‚ÄĚ.

Classificada como a etapa executiva do PDCA, voc√™ dever√° executar todas e cada uma das a√ß√Ķes projetadas. Contudo, antes de dar in√≠cio √† etapa de execu√ß√£o, √© necess√°rio  manter uma comunica√ß√£o clara e assertiva entre todos os envolvidos. Assim, garante-se que os participantes estar√£o engajados e comprometidos, fazendo com que tudo saia conforme o planejado.

Na segunda etapa √© hora de colocar o plano em a√ß√£o, executando as solu√ß√Ķes definidas no planejamento. 

Também é importante contar com um cronograma de implantação para ajudar a manter todos focados no que deve ser feito e atingir os objetivos desejados no tempo determinado.

Essa é considerada a etapa mais importante do ciclo e, por isso, deve-se coletar dados para a futura verificação do processo.

Check (Controle)

√Č quando se estuda os resultados obtidos, que foram medidos e coletados anteriormente, e o comparamos com os resultados esperados, com o intuito de identificar poss√≠veis diferen√ßas.

Os dados coletados na etapa anterior servem de base para essa fase de checar e analisar o andamento de todo o processo. Nesta etapa é preciso comparar dia a dia o que foi planejado (prazos, custos, qualidade, recursos etc.) com o que está sendo executado e agir imediatamente para corrigir os rumos do método.

Aqui, voc√™ vai procurar por desvios na aplica√ß√£o do plano, bem como verificar se ele est√° adequado e se tem uma abrang√™ncia que possibilita a execu√ß√£o do √ļltimo passo, ‚ÄúAction‚ÄĚ.

Tra√ßar dados torna essa etapa mais f√°cil, uma vez que ajuda voc√™ a enxergar as tend√™ncias no decorrer de v√°rios ciclos de PDCA e, a partir da√≠, transformar os dados coletados em informa√ß√£o ‚ÄĒ conte√ļdo de suma import√Ęncia para o fechamento da metodologia.

Aqui ainda se deve documentar os aprendizados que a você ou a equipe obteve durante essa fase e compartilhar o andamento dos trabalhos com todos os impactados pela mudança.

Feito o planejamento e execu√ß√£o das a√ß√Ķes, voc√™ tem que monitorar e avaliar continuamente os resultados colhidos por meio da realiza√ß√£o das atividades.

Em seguida, faz-se um confronto entre os objetivos estabelecidos e o cen√°rio atual. Estruture essas informa√ß√Ķes em relat√≥rios espec√≠ficos para consultas futuras. ‚Äď Da√≠ a import√Ęncia dos panoramas, utilize para isso o site icalend√°rio, o trello, planilhas de excel, etc.

Action (Ação)

Por fim, √© a hora de tomar a√ß√Ķes que corrijam as diferen√ßas identificadas entre os resultados planejados e obtidos. Analise tais diferen√ßas para encontrar as suas verdadeiras causas e defina onde devem ser aplicadas as mudan√ßas que visam a melhoria do processo ou produto.

Se após esses 4 passos não houver a necessidade de fazer melhorias, o método PDCA pode ser estudado e refinado com o acréscimo de mais detalhes para o cumprimento do próximo ciclo.

Coloque em pr√°tica as provid√™ncias determinadas nas avalia√ß√Ķes e relat√≥rios acerca dos processos. Se preciso, voc√™ dever√° elaborar novos planos para melhorar o procedimento, para conseguir a corre√ß√£o m√°xima de falhas e o aperfei√ßoamento dos processos da sua vida.

Esta √© a etapa que melhor caracteriza o m√©todo PDCA como um ciclo, pois todas as fases depois de avaliadas e implementadas sofrem alguns ajustes para que o objetivo macro seja atingido.

Portanto, esta etapa conta com tr√™s a√ß√Ķes principais:

  • corre√ß√£o dos desvios em rela√ß√£o ao objetivo inicial;
  • an√°lise dos resultados, a fim de identificar situa√ß√Ķes fora dos padr√Ķes e executar a√ß√Ķes para corrigi-las;
  • estabelecimento de melhorias nos m√©todos e sistema adotados.
FONTE:

https://rockcontent.com/br/blog/pdca/

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