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Como tirar seus sonhos do papel em 4 semanas usando o método PDCA

Como tirar seus sonhos do papel em 4 semanas usando o método PDCA

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Você está pronto para começar a tirar seus sonhos do papel e transformar eles em realidade em 4 semanas?

O que é PDCA?

O PDCA é um método de gestão que corresponde às ações necessárias para garantir a solução de um problema.

Mas o que é, de fato, um problema?

O problema é a diferença entre a situação atual e a meta. Ele pode ser bom, quando melhor do que a meta, ou ruim, quando se trata de desvios indesejados em um padrão determinado. O problema ruim é, basicamente, a distância entre onde estou hoje e onde quero chegar.

A palavra método se origina por dois termos gregos: meta + hodos, e significa o caminho para alcançar a meta. Considerando que gerenciar é atingir a meta, nada melhor do que um direcionamento para alcançar esse resultado.

Para entender melhor esse método e já começar a praticar ainda hoje, assista ao vídeo:

4 etapas do método pdca

O PDCA é dividido em 4 etapas: planejamento, execução (que, em inglês, é “do”), controle e ação. Nesta live vou abordar e explicar detalhadamente cada uma dessas fases e suas subdivisões.

As 4 fases do PDCA são encadeadas e formam um ciclo contínuo, a fim de tornar possível a melhoria de todos os processos. Conhecendo como cada etapa funciona, você se torna capaz de adotar ações para corrigir possíveis falhas identificadas fases dos processos, gestão de projetos e de recursos humanos, entre outros.

Plan (Planejamento)

Trata-se da seleção de um processo, máquina ou atividade que precisa de melhoria e a elaboração de ações claras e executáveis, que devem estar sempre voltadas para a conquista dos resultados desejados.

Estabelecer as expectativas de resultados, integridade e precisão de especificação é uma etapa indispensável para atingir a melhoria pretendida. Para isso, o ideal é iniciar em pequena escala para testar os possíveis efeitos das medidas determinadas.

Além de determinar os objetivos e metas que você quer alcançar, é necessário definir quais são os procedimentos a serem realizados para tal. O caminho traçado deve estar de acordo com a sua realidade, do contrário pode apresentar dificuldade de execução e, consequentemente, maus resultados.

O objetivo da fase de planejamento é reconhecer um ou mais problemas que comprometam a sua eficiência e definir metas para que as melhorias sejam alcançadas.

É preciso ainda listar as possíveis soluções e elencar as mais factíveis para que sejam aplicadas na fase seguinte.

Por exemplo, se o setor de RH deseja otimizar os processos de treinamento, nessa etapa pode-se identificar as necessidades de treinamento de cada setor e definir como fazê-las.

A condução da fase de planejamento pode ser elaborada da seguinte forma:

  • reunião de uma equipe qualificada para avaliação das oportunidades de melhoria;
  • identificação de soluções usando “brainstorming’ e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas;
  • definição da melhor solução (criação de meta) para o momento;
  • elaboração de um plano de ação para executar a melhoria em questão (definir prazos de entrega e responsáveis pelas tarefas);
  • definição de indicadores para entender se as ações estão gerando os efeitos desejados.

O mais importante na fase de planejamento é seguir as etapas básicas de estabelecer metas, criar o caminho a ser seguido e definir os métodos utilizados para atingir as metas.

O segundo ponto importante é que a meta deve ser SMART: específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal.

A metodologia utilizada para criar o plano de ação é conhecida como 5W2H 

E se origina do inglês: why, what, when, who, where, how e how much. Traduzindo para o português, temos: por que, o que, quando, quem, onde, como e quanto. Vamos entender melhor cada um deles.

  • Por que: causa associada a ação tomada.
  • O que: ações que serão tomadas. As ações devem estar escritas no infinitivo e ser concretas. Ao elaborar um plano de ação, tente sempre avaliar como uma pessoa que não está inserida na sua realidade conseguiria saber se a ação foi ou não executada.
  • Quando: prazo para execução da ação. Esse prazo deve partir de um acordo com o responsável, para que ele se comprometa com a execução.
  • Quem: responsável pela ação. Deve ser apenas uma pessoa, e não um setor ou departamento da sua empresa.
  • Onde: em qual setor.
  • Como: passo a passo para execução da ação.
  • Quanto: impacto financeiro dessa ação (nem sempre é possível mensurar esse impacto!).

Do (Execução)

Nesse processo é feita a implementação do plano, a execução do processo e a produção do serviço ou produto. Para tanto, é realizada a coleta de dados para mapeamento e análise dos próximos passos “Check” e “Action”.

Classificada como a etapa executiva do PDCA, você deverá executar todas e cada uma das ações projetadas. Contudo, antes de dar início à etapa de execução, é necessário  manter uma comunicação clara e assertiva entre todos os envolvidos. Assim, garante-se que os participantes estarão engajados e comprometidos, fazendo com que tudo saia conforme o planejado.

Na segunda etapa é hora de colocar o plano em ação, executando as soluções definidas no planejamento. 

Também é importante contar com um cronograma de implantação para ajudar a manter todos focados no que deve ser feito e atingir os objetivos desejados no tempo determinado.

Essa é considerada a etapa mais importante do ciclo e, por isso, deve-se coletar dados para a futura verificação do processo.

Check (Controle)

É quando se estuda os resultados obtidos, que foram medidos e coletados anteriormente, e o comparamos com os resultados esperados, com o intuito de identificar possíveis diferenças.

Os dados coletados na etapa anterior servem de base para essa fase de checar e analisar o andamento de todo o processo. Nesta etapa é preciso comparar dia a dia o que foi planejado (prazos, custos, qualidade, recursos etc.) com o que está sendo executado e agir imediatamente para corrigir os rumos do método.

Aqui, você vai procurar por desvios na aplicação do plano, bem como verificar se ele está adequado e se tem uma abrangência que possibilita a execução do último passo, “Action”.

Traçar dados torna essa etapa mais fácil, uma vez que ajuda você a enxergar as tendências no decorrer de vários ciclos de PDCA e, a partir daí, transformar os dados coletados em informação — conteúdo de suma importância para o fechamento da metodologia.

Aqui ainda se deve documentar os aprendizados que a você ou a equipe obteve durante essa fase e compartilhar o andamento dos trabalhos com todos os impactados pela mudança.

Feito o planejamento e execução das ações, você tem que monitorar e avaliar continuamente os resultados colhidos por meio da realização das atividades.

Em seguida, faz-se um confronto entre os objetivos estabelecidos e o cenário atual. Estruture essas informações em relatórios específicos para consultas futuras. – Daí a importância dos panoramas, utilize para isso o site icalendário, o trello, planilhas de excel, etc.

Action (Ação)

Por fim, é a hora de tomar ações que corrijam as diferenças identificadas entre os resultados planejados e obtidos. Analise tais diferenças para encontrar as suas verdadeiras causas e defina onde devem ser aplicadas as mudanças que visam a melhoria do processo ou produto.

Se após esses 4 passos não houver a necessidade de fazer melhorias, o método PDCA pode ser estudado e refinado com o acréscimo de mais detalhes para o cumprimento do próximo ciclo.

Coloque em prática as providências determinadas nas avaliações e relatórios acerca dos processos. Se preciso, você deverá elaborar novos planos para melhorar o procedimento, para conseguir a correção máxima de falhas e o aperfeiçoamento dos processos da sua vida.

Esta é a etapa que melhor caracteriza o método PDCA como um ciclo, pois todas as fases depois de avaliadas e implementadas sofrem alguns ajustes para que o objetivo macro seja atingido.

Portanto, esta etapa conta com três ações principais:

  • correção dos desvios em relação ao objetivo inicial;
  • análise dos resultados, a fim de identificar situações fora dos padrões e executar ações para corrigi-las;
  • estabelecimento de melhorias nos métodos e sistema adotados.
FONTE:

Método PDCA: entenda como aplicar para melhorar os resultados de sua empresa

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